退货或销售折让，是企业经常性的经常行为，对一般纳税人来说，正确使用红字专用发票，既有利于企业经营管理，又可避免违反税收规定。根据大量的开票实践，简述几种红字专用发票的使用方法。
一、销售方销售货物并向购买方开具专用发票后，如发生退货或销售折让，在购买方未付货款且未作账务处理的情况下：
1、销售方如果未将记账联作财务处理，应在收到购货方退回的发票联和抵扣联及相应的存根联，记账联上注明“作废”字样，并依次粘贴在存根联后面，下月领购专用发票时随同其他专用发票存根联一起提交税务机关检查。在此种情况下，销售方根据销售业务重新开具一份蓝字专用发票给购货方，并登记入账。
2、如果销售方已将记账联作账务处理，可开具相同内容的红字专用发票，将红字专用发票的记账联撕下作为扣减当期销项税额的凭证，存根联，抵扣联和发票联不得撕下，交原先开具的蓝字专用发票的抵扣联，发票联粘贴在红字专用发票联的后面，并在上面注明蓝字，红字专用发票记账联的存放地点，作为开具红字专用发票的依据。
   例：某外商投资企业销售电机1000台给某企业，每台不含税单价1000元，已入账，但购货方货款未付。由于错用了13％的税率，结果价税合计1130000元。账务处理为：
   借：应收账款1130000
       贷：产品销售收入1000000
           应交税金－－－应交增值税130000
  购买方及时退回了专用发票，销售方开具了内容相同的红字专用发票，冲回1130000元，再另行计1170000元。这样，销售方应做两步会计分录：
（1）用红字，会计分录同上。
（2）用蓝字，会计分录为：
借：应收账款1170000
       贷：产品销售收入1000000
           应交税金－－－应交增值税170000
    至此，销售方企业的发展开具和会计账务处理圆满完成。
二、在购买方已付货款，或者货款未付但已做账务处理，发票联，抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单送交销售方作为开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票，收到证明单以后，根据退回货物的数量，价格或折让金额向购买方开具红字专用发票。红字专用发票的存根联，记账联作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联，税款抵扣联作为购买方扣减进项税额的凭证；购买方收到红字专用发票后，应将红字专用发票所注明的增值税额从进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税，属于偷税行为；属于销售折让的，销售方应按折让后的货款重新开具专用发票。
如上例，假设销售方开具的发票正确，由于某种原因，销售方同意给予购买方每台折让100元（不含税）这时购买方必须到当地税务机关开具证明单交销售方，销售方根据证明单开具红字专用发票。账务处理上用红字，做如下会计分录：
借：应收账款117000
    贷：产品销售收入100000
         应交税金－－－应交增值税17000
    这样，既使销售方冲减了销售收入，又使购买方扣减了进项税额。